Oi pessoal, como dito, abaixo o texto que vocês deverão ler e responder às questões seguintes:
1) Para você, qual o valor da informação nos dias atuais?
2) Para Paes, como são classificados os arquivos?
3) Tendo em vista a questão das massas documentais, qual a importância da gestão de documentos?
4) Fale sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Lembrando que você deve entregar o trabalho no próximo sábado (13/09/14), com capa e preferencialmente digitado.
ARQUIVOS E A ORGANIZAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL
Uberdan dos Santos Lopes
Resumo
Discorre sobre a importância dos arquivos na sociedade. Apresenta
aspectos gerais de arquivos, seu funcionamento, conceitos, entre outras características.
Esquematiza os mais modernos meios e técnicas de arquivamento, bem como
compara tecnologias aplicadas para o gerenciamento eletrônico de documentos,
microfilmagem e GED.
Palavras-chave: Arquivos; Gerenciamento
Eletrônico de Documentos; Gestão da documentação.
1 INTRODUÇÃO
Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser
humano
passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor
dos documentos.
A partir daí começou a agrupar documentos sistematizando em
diversos
suportes os resultados de suas atividades cotidianas relacionadas com política,
religião, sociedade, economia, entre outras. Neste momento surgem os arquivos,
que tinham como papel principal a guarda e conservação de documentos
objetivando atestar a legalidade dos patrimônios e contar a história de seus
povos.
De acordo com Bottino, (1994) os arquivos surgiram quando os
indivíduos
passaram a registrar seus atos e informações necessárias a sua vida social,
política
e econômica, o que se iniciou na mais remota Antigüidade.
Arquivos são locais destinados à guarda ordenada de documentos
criados
por instituições ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a
preservação
desta documentação como um conjunto e não como unidades isoladas, pois estes
na sua maioria servem de prova de transações documentais realizadas e estão
relacionados com os direitos e deveres destas instituições ou pessoas.
Este artigo enfoca o papel dos arquivos nas organizações, não
considerando
a esfera em que se apresentam, mas sim, procurando citar as fases de sua
organização, características e alguns dos documentos arquivísticos, bem como os
tipos de arquivos e arquivamento existentes, mais utilizados.
2 CONCEITOS E METODOLOGIAS
Nas organizações o objetivo principal dos setores de arquivo é
atender à
administração direta em suas atividades diversas, servindo de suporte à
pesquisa
técnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo, selecionando e
arquivando documentos gerados de maneira organizada, estando sempre
preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rápida
e
precisa.
Para Prado (1986, p.4) o arquivo serve de instrumento principal de
controle
à ação administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pública. Abriga
documentos resultantes de uma atividade, sendo estes conservados como
comprovantes. Quando bem organizados, transmitem ordens, evitando repetições
desnecessárias de experiências, diminuindo a duplicidade de trabalho, revelando
o
que está para ser feito e os resultados obtidos. Constitui, ainda, fonte de
pesquisa
para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de
decisões.
Com o passar do tempo e terminada sua função legal, os arquivos
transformam-se em conhecimento para resgate histórico, quando seus documentos
deixam de ter a validade técnico-administrativa e legal para servirem de fonte
histórica institucional. Sua função principal é a disponibilização das
informações
contidas em seu acervo de maneira ordenada e funcional, a fim de embasar os
procedimentos da instituição onde está inserido.
Para Paes (2002 p. 20) os arquivos podem ser classificados da
seguinte
maneira:
1) Por seus mantenedores:
a) Públicos - federal, estadual e municipal;
b) Institucionais - Instituições educacionais, Igrejas, Corporações não
lucrativas, sociedades e associações;
c) Comerciais - Firmas, Corporações e companhias;
d) Famílias ou pessoais.
2) Pelos
estágios de sua evolução:
a) Arquivos de primeira idade ou corrente;
b) Arquivos de segunda idade ou intermediário;
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.
3) Pela
extensão de sua atuação:
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais
diversos
setores da organização;
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados estão
reunidos em um único arquivo.
4) Pela natureza de seus documentos:
a) Arquivo especial - detém sob sua guarda diferentes tipos de
suportes de documentos resultantes da
experiência humana em algum campo específico do conhecimento, tais como fotos,
fitas cassete, filmes VHS, discos, CD’s, recortes de jornais, disquetes,
CD-ROM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria
frágeis, deve-se ter maior cuidado com a conservação e preservação, não somente
no aspecto de armazenagem, mas também em seu registro, acondicionamento e
controle.
b) Arquivo especializado - detém sob sua custódia documentos resultantes
da experiência humana num campo específico, independente da forma física que
seus documentos apresentem.
Os
documentos a serem disponibilizados apresentam-se em diversos
suportes, e de acordo com suas características, forma e conteúdo, podem ser
classificados basicamente de duas maneiras:
a) Relacionados ao gênero-que podem ser textuais, cartográficos, filmográficos,
sonoros, iconográficos, micrográficos e informáticos;
b) Relacionados à natureza de seu assunto-que podem ser ostensivos (liberada
sua divulgação), sigilosos (com divulgação restrita e subdivide-se em secreto, ultra-secreto,
confidencial e reservado).
Lopes
(1993) também coloca que outras espécies documentais, mensuráveis por unidade,
dentre elas: os negativos e as ampliações fotográficas, os mapas e as plantas,
os vídeos, os filmes, os microfilmes, os disquetes, as fitas magnéticas de som
e as de computador, etc., vêm se avolumando em quantidades impressionantes.
Estas precisariam também ser guardados em muitos casos, com investimentos
adicionais e prédios anexos especiais. Não se deve esquecer que se vive em
plena era da explosão da produção e da acumulação da informação.
As espécies documentais mais freqüentes encontradas são: cartas, faturas, relatórios,
projetos, questionários, formulários, entre outros.
2.1 Organização e administração de arquivos
Independente
do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituição na qual se encontra
este setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando
os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos
e seu fluxo na organização. O desenvolvimento deste reconhecimento está
dividido em três fases. São elas:
a) LEVANTAMENTO DE DADOS: nesta primeira fase procura-se conhecer
a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa, examinando estatutos,
regimentos internos, a regulamentação, normas, organograma, mantenedores e
documentos gerados e
recebidos, buscando analisar o gênero dos documentos, os formulários utilizados
para controle, o volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a
existências de registros e
protocolos, bem como a média de arquivamentos. Devem ser identificadas também a
localização e infra-estrutura do arquivo, sem esquecer de efetuar levantamento
dos recursos humanos seu número, formação e salário.
b) ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS: após a primeira etapa o profissional estará
habilitado para de forma objetiva analisar a real situação dos serviços e
diagnosticá-lo, formulando e propondo as devidas intervenções e medidas a serem
adotadas. Nesta etapa, é
quando se constata os pontos de atrito, as falhas ou lacunas existentes na
administração, ou seja, os problemas de funcionamento existentes no arquivo.
c) PLANEJAMENTO: Para uma correta elaboração de um plano arquivístico deve-se
levar em consideração principalmente as necessidades da instituição sem
desconsiderar jamais as disposições legais referentes. Existem alguns pontos de
extrema relevância a serem considerados nesta etapa. São eles:
1. A posição do arquivo na estrutura da instituição;
2. A opção de centralizar ou descentralizar os arquivos;
3. Determinar a coordenação dos serviços;
4. Escolha de métodos de arquivamento;
5. Estabelecimentos de normas de funcionamento;
6. Identificação e capacitação dos recursos humanos;
7. Seleção das instalações físicas, equipamentos e materiais de consumo
e permanentes;
8. Desenvolvimento de arquivos intermediários e permanentes;
9. Viabilização de recursos financeiros;
10. Elaboração do projeto de arquivo;
11. Implantação e acompanhamento do projeto;
12. Criação de manuais.
Convém
ressaltar uma das etapas mais importantes para os arquivos que é a escolha do
método de arquivamento no arranjo da documentação. Por existirem documentos que
devem ser ordenados de maneira diferenciada (assunto, nome, número, data ou
local) pode-se empregar diferentes métodos, porém baseados em cuidadosa análise
das atividades desenvolvidas pela organização e pela observação das
solicitações dos documentos nos arquivos.
Deve-se
definir então o método principal e os auxiliares a serem implantados. Assim
como o método, o arranjo, que é a ordenação dos documentos em fundos (fonte
geradora de documentos como a administração, a contabilidade, os recursos
humanos, entre outros) é uma das funções mais importantes em um arquivo e deve
ser desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na área de
gestão de documentos neste ambientes institucionais.
Os
principais métodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da
seguinte forma:
a) Alfabético – é utilizado quando o elemento principal a ser
considerado é o nome, pode ser chamado de sistema direto pois, a pesquisa é
feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é bastante rápido,
direto e de fácil utilização.
b) Geográfico – também é do sistema direto, onde a busca é realizada pelos elementos
procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética.
c) Numérico – este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um
numero, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento
faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto, que fornecerá o
número sob o qual o documento foi organizado. Pode ser dividido em três tipos:
o numérico simples (para cada cliente existe um numero), o método numérico
cronológico (além do numero observa-se também a data do documento), e o método
dígito-terminal ( os documentos são numerados seqüencialmente, mas sua leitura
apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método, ou seja os números são dispostos
em três grupos de dois dígitos cada um e são lidos da direita para a esquerda,
formando pares). Este método é geralmente utilizado em arquivos com grande
volume de documentos com elemento principal número.
d) Assunto ou ideográficos – este método é bastante utilizado, porém, não é de
fácil aplicação porque depende de interpretação dos documentos sob analise e
diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da
utilização de vocabulários controlados. Podem ser
apresentados alfabética ou numericamente. No caso da apresentação alfabética,
utiliza-se a ordem alfabético-enciclopédica, quando os assuntos correlatos são
agrupados sob títulos gerais e disposto alfabeticamente; ou a ordem dicionário,
que ocorre quando os assuntos são dispostos
alfabeticamente, seguindo-se a ordem seqüencial das letras.
e) Duplex – quando a documentação é dividida em classes conforme o
assunto. O método decimal é baseado no método de Classificação Decimal de
Dewey.
f) Métodos padronizados – além dos métodos acima descritos, existem
outros como Variadex, Automático, Soudex, Mnemônico e Rôneo, que são pouco
utilizados.
2.2 Gestão documental
A partir
da II Guerra Mundial, com o avanço da ciência e tecnologia, a produção de
documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram em muito a capacidade
de controle e organização das empresas, que se viram forçadas a desenvolver
trabalhos e buscar soluções para a gestão destes acervos acumulados.
A solução
para resolver o acúmulo das massas documentais, vulgarmente conhecidas como
arquivos mortos, é um dos grandes desafios da arquivística no Brasil. Trata-se
de uma situação que se repete angustiantemente em todo o país. Qualquer
organização pública ou privada, com mais de dois anos de existência, convive
com o dilema do que fazer com a documentação acumulada no decorrer de suas
funções. O poder público em suas várias esferas, a área privada e mesmo pessoas
físicas em seus escritórios ou residências são forçadas a guardar cada vez
maior quantidade de documentos” (LOPES, 1993).
A sua
regulamentação pela Lei Federal n.º 8.159, conceituando esta teoria da seguinte
forma “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimentos para guarda permanente”.
Analisando-se
este conceito pode-se extrair três importantes momentos na gestão documental
que são a produção, utilização e avaliação para a determinação do destino
destes documentos. Esta determinação deve ser embasada pelo uso da Tabela de
Temporalidade que é o instrumento normativo, elaborado por profissionais, das
mais diversas áreas, principalmente a jurídica, administrativa e contábil, com
auxílio de historiador e sob a coordenação do arquivista.
A tabela
de Temporalidade determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em
cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se
encontra, será enviado para o:
a) Arquivo corrente - é aquele em que os documentos são freqüentemente
utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pelo recebimento,
registro, distribuição, expedição e
arquivamento de documentos.
b) Arquivo intermediário - neste momento os documentos não estão mais em uso corrente, seu arquivamento é
transitório e a função deste arquivo é principalmente assegurar a preservação
guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos
pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para
fins de prova ou pesquisa.
c) Arquivo permanente - no momento em que os documentos “perdem” seu
valor administrativo, aumenta a sua importância histórica, e não se pode
separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e histórico, pois os
documentos que hoje são administrativos amanhã
serão históricos, mas a qualquer momento poderão tornar-se novamente
administrativos por vários motivos. Sua função é a de reunir, conservar,
arranjar, descrever e facilitar a consulta de
documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis no momento em
que solicitados seja para atividades administrativas ou históricas.
De um
modo geral, seja pôr necessidade cotidiana ou legal, os empresários estão
sentindo a necessidade premente de possuírem sua documentação organizada e
preparada pra eventuais fiscalizações internas e externas, como a classificação
da série ISO 9000.
Com o
constante crescimento no volume de documentos, se fez necessária a pesquisa
para o desenvolvimento de novas técnicas e suportes para arranjo e armazenamento
e disponibilizarão de documentos. Dentre os mais utilizados podemos destacar a
microfilmagem e o gerenciamento eletrônico de documentos, por meio da
digitalização e utilização de software para controle, a seguirão apresentadas
estas duas soluções.
2.2.1 Microfilmagem
A
validade legal da microfilmagem no Brasil se deu em 08 de maio de 1968 com a lei do microfilme de número 5.433,
regulamentador da respectiva lei, sendo atualizada pelo decreto 1.799 de 1996.
Devido à
sua capacidade de compactação, durabilidade, custo previsível e simplicidade
tecnológica, o microfilme desde a sua criação, na década de 1970, não sofreu
grandes alterações e foi escolhido para preservação dos documentos de arquivo
(FARIA FILHO, 2000).
Para a
adoção da microfilmagem, deve-se considerar vários elementos, tais como,
custo/benefício, vantagens e desvantagens de sua utilização como instrumento
tecnológico para auxiliar não só na preservação dos originais, mas também na
garantia da segurança do acervo e agilizar a utilização. Para que o serviço de
micrografia seja implantado com eficiência/eficácia se faz necessário antes de
tudo a organização arquivística dos documentos, com a utilização de
catálogos (eletrônicos ou manuais) para a organização destes, bem como a implantação
de critérios para a avaliação e seleção do acervo.
Vive-se
em plena em plena era da explosão da produção da informação e as espécies
documentais mensuráveis por unidade, vêm se avolumando em quantidades
impressionantes, dentre elas os negativos e as ampliações fotográficas, os
mapas e as plantas, os vídeos, os filmes os disquetes as fitas magnéticas de
som e as de computador e até mesmo o microfilme (LOPES, 1993).
A
microfilmagem apresenta para a preservação dos documentos vantagens incontestáveis,
mas em relação ao acesso existem alguns problemas, que podem ser considerados
graves, tais como a questão de que somente podem ser utilizados em locais onde
se possua equipamento específico, sua leitura é morosa, existem dificuldades de
manuseio dos documentos e as cópias têm qualidade inferior ao original.
Por esta
razão é que sistemas híbridos que conjugam a micrografia com os atuais sistemas
eletrônicos para armazenamento de documentos vêm cada vez mais sendo
utilizados, pois, a utilização de meios eletrônicos para guarda de documentos ainda
não é totalmente segura.
2.2.2
Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED
Com o
surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da década de 1980,
utiliza-se este instrumento para as mais diversas funções, que vão desde os
mais simples editores de texto até os mais sofisticados e complexos programas,
que no caso dos arquivos vêm apresentando soluções para gerenciamento de
documentos, das quais podemos citar o tratamento digital de imagens, as
técnicas de fluxo de trabalho (workflow), a multimídia, que combina textos,
voz, imagens e movimento, os quais oferecem recursos cada vez mais amplos na
área da informação e documentação.
Cabe
ressaltar que apesar das facilidades que as novas tecnologias propiciam,
deve-se considerar impreterivelmente a questão legal destes arquivos ou documentos,
que até o momento não possuem regulamentação devido a sua vulnerabilidade e,
por conseguinte, não asseguram o valor probatório legal dos documentos. Outra
questão é a durabilidade dos materiais empregados e sua rápida superação no que
tange a atualização destes softwares de gerenciamento.
Para
implantação do GED, deve-se primeiramente criar infra-estrutura necessária a
sua implantação: cabeamento do prédio, aquisição de servidor, computadores para
todos os usuários, interligação dos equipamentos em rede, aquisição e
instalação de software. Alem de se fazer necessário os procedimentos de
recebimento, indexação, tramitação, arquivamento dos documentos e finalmente o
treinamento dos usuários.
Quando
uma empresa faz a escolha de implantar sistemas de GED, isso significa que ela
já é madura o suficiente para perceber o real valor da informação. Quanto maior
o volume das informações, mais necessário é encontrar uma solução para que a
desordem não crie sérios problemas, inclusive o da perda de negócios, atrasos
em respostas e perda do potencial da competitividade. (MUNDO DA IMAGEM, 2003).
Algumas
vantagens do GED:
a) Interação com outros sistemas como correio eletrônico, sistemas
de gestão e manutenção;
b) Possibilidade de maior disseminação da informação, dinamizando análise de
documentos e reduzindo o tempo de tramitação dos mesmos; c) Redução de custos
provenientes da duplicidade, reprografia e extravio de documentos; d) Rapidez
no envio da i nformação ao usuário final; e) Agilidade no atendimento e
padronização no cadastramento e informações; f) Economia com a redução de tempo
de resposta para auditorias e pesquisas; g) Redução de tempo no acesso a
documentos, redução de área física e moveis para arquivamento.
A
implantação, tanto do GED, quanto da microfilmagem deve ser efetivada visando a
garantia no processo de atualização da documentação, interrupção no processo de
deterioração dos documentos, e ainda a eliminação do risco de perda do acervo,
através de backup, microfilmagem e distribuição de documentos, sem falar no
acesso à informação pela internet e intranet.
3 CONSIDERAÇÕES
Com o
objetivo de apresentar uma visão esquematizada dos arquivos,buscou-se na
literatura, principalmente a nacional, embasamento para proporcionar ao leitor
aspectos gerais dos arquivos, seu funcionamento, conceitos, entre outras características.
Durante a pesquisa observou-se que devido à crescente evolução de tecnologias e
de técnicas aplicadas ao gerenciamento das informações torna-se muitíssimo
difícil manter-se atualizado neste universo arquivístico, pois existem realmente
poucas publicações na área principalmente no que tange às novas tecnologias e
seu funcionamento e os eventos de capacitação, além de serem de alto custo de
investimento e carga horária demasiadamente longa, no geral são oferecidos por
instituições de Estados do sudeste, o inviabiliza o processo da educação
continuada.
Para
enfrentar todos estes desafios, é necessário investir cada vez mais na formação
profissional arquivística, para concorrer neste mercado, no qual é bastante
exigida a especialização em decorrência da responsabilidade crescente destes
organismos nas empresas, pois o acúmulo desordenado pode levar a perdas irreparáveis
exemplificados pela existência dos arquivos mortos.
Por tudo
o que foi exposto, pode-se afirmar que eles não existem. Entretanto, não há
como negar a presença asfixiante das massas documentais acumuladas, que se não
tratadas devidamente poderão não só desqualificar e atrasar empreendimentos,
como também trazer sérios prejuízos para as organizações, tanto no aspecto
mercadológico quanto no aspecto jurídico auditorial.
REFERÊNCIAS
BOTTINO,
Mariza. Interface arquivologia diplomática: alguns aspectos para discussão. In:
CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 10., 1994, São Paulo. Anais... São
Paulo,1994, 21 p.
BRASIL. Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. Dispõe sobre a microfilmagem de documento.
Diário Oficial da União. Brasília, DF, 10 de maio 1968. Disponível em: < http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm
>. Acesso em: 28 jan.2004.
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de
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União.
DF, 9 de jan. 1991. Disponível em: <
http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm
> Acesso em: 28 jan.2004.
BRASIL. Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei nº 5.433,
de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras
providências. Diário Oficial da União. DF, 31 de jan. 1996. Disponível em: <
http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm
> Acesso em: 28 jan.2004.
FARIA
FILHO, Luciano Mendes de. Arquivos, fontes e novas tecnologias:
questões para a historia da educação. Campinas: Braganca Paulista, 2000. 160p.
LOPES, Luiz Carlos. Arquivópolis: uma utopia pós-moderna. Ciência da
Informação, Brasília: v. 22, n. 1. jan./abr. 1993.
MUNDO DA IMAGEM. São Paulo: CENADEM, n. 57, mai./jun. 2003.
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002.
228 p.
PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. São Paulo: T. Queiroz, 1986.
_______________________
ARCHIVES AND
DOCUMENTAL MANAGEMENT ORGANIZATION
Abstract: The importance of archives in the society. Presents
concepts, it classifies
some of the principal characteristics of the files. Schematizes the most modern
means and techniques to archivievment, as well as it compares applied
technologies for the administration of documents, microfilmagem and GED.
Keywords: Archives; Management files;
Documents Administration.
_______________________
Uberdan dos Santos Lopes
